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La oficina en vacaciones: los problemas y las oportunidades

Aunque en general en las empresas se planifica con bastante tiempo este periodo, se sabe quién quedará a cargo y se programa qué tareas llevar a cabo y cuáles mejor postergar, siempre pueden surgir complicaciones. Pero no todo es negativo, pues también puede ser una instancia de aprendizaje y una vitrina para dar a conocer las capacidades.

Si bien habitualmente se suele discutir sobre la relación que existe entre el crecimiento de un país y las horas trabajadas, así como también se comparan los días de vacaciones pagadas que tiene una y otra región, la verdad es que independiente de estos asuntos, en las empresas se debe sí o sí dar respuesta mediante los estados contables. Por lo mismo, cada vez las compañías se preparan mejor para sobrellevar este periodo, así como también aparecen nuevas alternativas de apoyo.

En las empresas no es sorpresa cuando llega esta fecha, se sabe que un grupo de personas saldrá de la oficina y que habrá que buscar reemplazos o postergar algunas tareas. Es un asunto que se planifica con bastante tiempo. Sin embargo, por más programados que estén estos días, siempre habrá un escenario un tanto sombrío, por decirlo así, en que puede bajar la productividad. Pero esto dependerá, explican los entrevistados, en la capacidad de prever las posibles contingencias.

Y no es para menos, tomando en consideración que las vacaciones en América Latina, según un reporte de Mercer, corresponden a 22 días en Brasil, a 15 días en Chile y Colombia, y a 10 días en México para el primer año, luego aumenta dos días por cada año trabajado hasta llegar a 12.

Y por lo mismo, para que todo resulte según la forma en que se ha programado, se realiza una planificación, en la que “se delegan las funciones dentro del equipo y se organiza una rotación coherente de las vacaciones con el objetivo de que nunca un área se quede sin personal, sino que exista un equilibrio entre los cargos, áreas y competencias”, explica Nicole Papazian, jefe de Marketing & Comunicaciones de Adecco.

En este contexto, la habilidad para delegar es fundamental, dice Rodrigo Ramírez, socio de BW Comunicación Interna Chile, pues si bien “para mandos medios y bajos las labores están bastante claras”, no es tan así a nivel gerencial y entre quienes tienen el llamado “poder de la firma”, pues ellos se encargan de ver temas críticos. La empresa, entonces, sigue Ramírez, “debe tener una estructura de delegación de poderes y un orden a través del cual se delimite quién puede y no salir de vacaciones, lo que es esencial para que una empresa opere sin contratiempos”.

Es por ello, que hace algunos años las compañías están utilizando los servicios de instituciones que proveen de profesionales de forma transitoria, una manera de tener a una persona que haga la labor de quien falta, pero sin tener que contratarlo por largo tiempo. En chile esto se comenzó a formalizar en 2007 cuando se promulgó la Ley 20.123. “Estas empresas están bien desarrolladas y en ellas se pueden encontrar profesionales de todo nivel, hasta directivo. Lo que pasa es que muchas firmas no se atreven a solicitar estos servicios, pero es por desconocimiento”, relata Sara Smok, gerente general de Manpower Chile.

Dar a conocer las capacidades

Ya sea un reemplazante sugerido por una empresa de servicios transitorios o nombrado internamente, es igualmente una instancia para tener más visibilidad y demostrar las capacidades. “Es una excelente oportunidad para probar a la gente. La persona se puede desarrollar en una nueva función, la cual escasas veces realiza o aprovechar de mostrar sus capacidades”, dice Smok.

Ahora bien, quienes toman el reto y se hacen cargo no son cualquiera. Han demostrado tener habilidades. Por ello, la persona debe responder a esta señal de confianza. Para Smok, a medida que la persona vaya teniendo más responsabilidades tendrá que “saber coordinar, dirigir, ver los conflictos, brindar apoyo”. Pero a nivel individual aprenderá a “autogestionarse, porque estará solo muchas veces, sin un jefe, y esto le permitirá desarrollar más autonomía”.

En estos casos, Ramírez explica que es muy relevante la cultura corporativa,“pues ésta vela por la excelencia profesional y el compañerismo”. Si bien las áreas comerciales poseen baja metas comerciales, “en estas épocas un buen desempeño producto de la colaboración de un compañero, siempre suma al cumplimiento de metas y eso se agradece”. Y Papazian complementa: “debe básicamente trabajar bien en equipo, ser proactivo y atreverse a preguntar cuando no sepa qué hacer. Además, tiene que ser organizado y trabajar bajo presión”.

A nivel general, es un momento en que las empresas pueden llevar a cabo con más facilidad la capacitación del personal, ordenar la oficina y generar instancias para unir a los trabajadores.

Fuente: americaeconomia.com - Daniela Arce

     
 
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