Cómo dominar el arte de comunicarse en teletrabajo

Cómo dominar el arte de comunicarse en teletrabajo

1- Comunicación en sincronía: el chat está cambiando la dirección que están tomando los equipos digitales y se puede elegir de entre muchas opciones disponibles (aunque muchos eligen Slack). Empieza por elegir una de estas herramientas de comunicación en sincronía para que tu equipo pueda discutir ideas y responder preguntas de manera inmediata y oportuna.

2- Un plan común: todos los equipos deben ser capaces de ver en qué están trabajando los demás y la fase en la que se encuentran los distintos proyectos. Cuando no existe una herramienta de planeación, los managers tienden a enfrascarse en un sinfín de reuniones que podrían eliminarse fácilmente si tuvieran acceso a la información actualizada a cualquier hora del día. Por eso Trello es perfecto para los equipos que quieren monitorear su progreso sin tener que pasar por esas tediosas reuniones.

3- Video conferencias: lo ideal para mejorar la cohesión del equipo e incentivar la colaboración creativa es estar frente a frente. Los equipos que hacen teletrabajo pueden superar esta desventaja utilizando alguna herramienta de comunicación por videollamada como Skype, Zoom o join.me.

4- Almacenamiento de documentos: ya sea Dropbox o Google Drive, los equipos deben elegir la herramienta de almacenamiento que prefieran y casarse con ella. También es importante que diseñen un sistema para nombrar documentos que sea comprensible y accesible para todos. Algo que suele suceder y que impide el acceso a la información, es que algunas personas utilicen Drive y otras Dropbox. Esto provoca que los documentos se pierdan, sobre todo cuando las personas se enferman o dejan la empresa.

5- Un calendario compartido: cuando todos usan el mismo calendario, agendar las reuniones se vuelve súper fácil. Puedes usar Google Calendar o Fantastical, para que todos los miembros del equipo tengan acceso a todos los calendarios. Esto permitirá dejar atrás de una vez por todas las cadenas infinitas de correo con las discusiones sobre horarios y demás.

Una de las funciones de un manager es asegurarse que todos los compañeros de equipo sepan cómo manejar la herramienta que van a estar utilizando. Lleguen a un consenso entre todos sobre la herramienta que van utilizar. Es importante recordarles a todos que deben utilizar la misma herramienta para colaborar, así evitarán caer en el caos de no saber en dónde están las cosas.