1. Informar de las nuevas pautas por las que debe regirse el teletrabajador

Algunas empresas realizan comunicados, otras confeccionan un manual con todo lo necesario, que puede estar adaptado a cada puesto, comunicando el horario que debe cumplir y en qué términos.

Es posible que no todos los empleados deban estar trabajando al mismo tiempo, o se les requiera en horarios concretos durante la jornada. Por ejemplo: un comercial debería estar localizable en horario de apertura, mientras que un programador deberá cumplir con los objetivos marcados, no estando sujeto a un horario rigido, si no lo desea.

Lo importante es que el empleado que teletrabajará sepa datos como: si debe estar localizable o activo en un horario concreto. Si puede flexibilizar una parte de su jornada para hacerla compatible con otras obligaciones, como atender a los niños o hacer recados ineludibles.
No es aconsejable estar jugando al gato y al ratón. Dejar este asunto al azar puede traer consecuencias desagradables.

Los comunicados o manuales también deberán incluir recomendaciones sobre el lugar y las condiciones de trabajo, como la luz, el espacio, ejercicios durante la jornada o consejos para reducir las interrupciones no laborales.

Esta claridad se agradecerá por ambas partes. La empresa ha informado debidamente y el trabajador sabrá que debe atenerse a un horario definido, evitando distracciones y alargamiento de su jornada.

2. Definir objetivos y realizar seguimiento

Es importante dejar claros los objetivos, el plazo y hacer revisiones al menos semanales por parte del responsable de área o del proyecto.
Dejar las cosas al azar y que cada uno interprete la prioridad no es buena idea. Tener un equipo al que consultar, no trabajar solos. Y si las cosas se tuercen, buscar una solución juntos.

3. Crear sensación de pertenencia, hacer partícipes a todos en la distancia, fomentar espíritu de equipo

Este es un error muy común. Trabajar en la distancia, como se ha mencionado, no significa hacerlo en la más completa soledad.

Por eso muchas empresas crean una cafetería virtual. Puede ser un chat de grupo, donde se encuentre toda la empresa o uno más reducido con los componentes del área o proyecto. Para saludarse después del fin de semana, darse los buenos días o compartir fotos del almuerzo.
Cuidado con que sea una distracción durante la jornada. Este chat debe regirse por unas reglas, que no estaría de más que estuvieran definidas en un comunicado de empresa o en el manual del teletrabajador.

Crear sensación de acompañamiento con videoconferencias al menos 5 minutos, al comienzo o al finalizar el día, y después del fin de semana… aunque solo sea para preguntar qué tal la jornada, o simplemente para preocuparnos por el compañero.

4. Evitar el Síndrome de Burnout

También llamado síndrome del desgaste profesional o trabajador quemado. Se trata de estrés laboral causado por una mala planificación del trabajo.

Puede ser provocado por la situación en casa si trabaja con niños pequeños, si está sometido a continuas interrupciones que le impiden concentrarse en sus tareas y que acabarán alargando la jornada, haciéndola interminable día tras día.

Quizás pueda ser un mal reparto de tareas, tiene más de las que puede asumir, o carece de conocimientos para sacarlas adelante sin ayuda o asistencia permanentes.

Incluso puede ser que no cuente con un ordenador funcional. Si la máquina va demasiado lenta, ya todos conocemos ese sentimiento de desesperación que en nada ayuda.

Una mezcla de las causas anteriores, día tras día, acabará con un trabajador quemado, muy poco productivo, para él y para la empresa.

5. La tecnología y la comunicación no pueden fallar

No, no pueden fallar lo más mínimo porque la tecnología es la que nos va a permitir trabajar a distancia. Y si teletrabajamos para una empresa la comunicación debe ser permanente.
La empresa debe preocuparse de que cada empleado cuente con las herramientas necesarias para hacer su trabajo. Las especificaciones de herramientas de trabajo también deberían estar detalladas en el manual del teletrabajador.

Por lo anterior, partiendo del requisito mínimo de disponer de un ordenador y conexión a internet, herramientas como el teléfono, chat, videoconferencia, el correo, los gestores de tareas, documentos o de calendarios… van a ser fundamentales para el desempeño del trabajo.
Desde que comenzara la llamada era digital y el boom de las aplicaciones online, cada vez es mas corriente el uso de herramientas colaborativas, con el fin de facilitar y centralizar la comunicación y la gestión del trabajo individual y en equipo.

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